Titulo de la actividad: El manual de procedimientos de calidad.
Objetivo: El alumno identificara las caracteristicas e uso del manual de procedimientos.
Actividades: Leer el texto.
Producto: Buscar un manual de procedimientos y realizar un informe sobre el mismo con base a lo visto en clase y el blog.
Fecha de entrega: Martes 20 de Abril.
EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD
Manual: es un documento que integra lo sustancial de un tema de estudio,da una visión íntegra y proporciona información básica y concisa sobre la materia.
Un manual de procedimientos: es el documento administrativo integrado por un conjunto de procedimientos interrelacionados, que pueden corresponder a un área específica o a la totalidad de una dependencia.
En este caso, los procedimientos son una serie de actividades relacionadas entre sí, cronológicamente, que muestran la forma establecida en que se realiza un trabajo determinado, explicando en forma clara y precisa quién, qué, cómo, cuándo, dónde y con qué, se realiza cada una de las actividades. Los procedimientos deben estar integrados por: objetivo, normas de operación, descripción narrativa, diagramas de flujo, formatos y demás documentos que describan las actividades que se realizan para la ejecución de un trabajo determinado.
La actividad será entonces el conjunto de operaciones afines y sucesivas que son ejecutadas por una unidad responsable para la realización de un trabajo determinado.
Operación será cada una de las acciones físicas y mentales necesarias para ejecutar una actividad o labor determinada.
Unidad responsable será el individuo, puesto u órgano administrativo o académico que participa en las actividades descritas en el procedimiento.
Las ventajas de que las organizaciones cuenten con un manual de procedimientos son:
• Orienta acerca de la manera de ejecutar un trabajo determinado.
• Establece los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de un trabajo determinado.
• Contribuye a dar continuidad y coherencia a las actividades que describe.
• Delimita responsabilidades y evita desviaciones arbitrarias o malos entendidos en la ejecución de un trabajo determinado.
• Facilita la supervisión del trabajo y proporciona a los jefes los elementos necesarios para verificar el cumplimiento de las actividades de sus subordinados.
• Sirve para lograr la agilización, simplificación, automatización o desconcentración de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias.
Ya que el procedimiento describe la forma de actuar durante la realización de un proceso, se tienen que definir las acciones que se toman:
• ¿Quién hace qué?
• ¿Quién realiza las inspecciones y ensayos?
• ¿Quién aprueba qué?
• ¿Quién se hace responsable, en qué caso?
• ¿Quién supervisa qué?
Los elementos que se deben incluir en un procedimiento son: objetivo,alcance, definiciones de términos específicos, abreviaturas de términos, responsabilidad y autoridad, enunciado del procedimiento, supervisión, modificaciones, distribución, proceso de documentación, listado de documentación relacionada y anexos.
Los manuales de procedimientos tienden a proporcionar una explicación global. A veces los consultores cometen el error de fomentar la aplicación de los manuales para describir todos los procesos posibles tomando en cuenta todas las posibilidades. El resultado es un manual que consiste de páginas y páginas de manuales carentes de importancia. Este proceso de documentar y diagramar cada actividad es, por sí solo, muy caro y de dudoso valor, ya que es probable que nadie lea jamás los volúmenes de procedimientos que pretenden congelar en el tiempo muchos sistemas activos.
Elementos que deben contener los manuales de procedimientos
Un manual de procedimientos típico, según la ISO, deberá estar constituido de la siguiente forma:
• Carátula.
• Contenido.
• Documentos de aprobación técnica y registro del manual.
• Documento de actualización.
• Introducción.
• Base legal.
• Objetivo del manual.
• Procedimientos:
– Carátula del procedimiento.
– Folio o número del procedimiento.
– Índice del procedimiento.
– Base legal.
– Objetivo del procedimiento.
– Políticas y/o normas de operación.
– Descripción narrativa del procedimiento.
– Clasificación de los procedimientos (por su presentación: libreto
y bloque, por su profundidad: generales, específicos y mixtos).
– Diagrama de flujo del procedimiento.
– Formularios y/o impresos.
– Información general.
– Responsable.
– Actividad.
Elaborar un manual de procedimientos, como cualquier otro componente de un sistema (de calidad o simplemente de administración), requiere de una adecuada planeación. Es muy conveniente, entonces, preparar primeramente el manual de calidad (que bien puede llamársele manual de políticas o manual de organización), en el que se describan los objetivos fijados por la compañía, se establezcan las políticas dictadas por la dirección general y se plasmen las responsabilidadesasignadas al personal directivo y ejecutivo con capacidad de decisión.
Desde la óptica de la estructura documental en los sistemas de calidad ISO 9000, se habla de tres, cuatro o hasta cinco estratos o niveles en dicha documentación, que tienen la peculiaridad de mantener una jerarquía, con la ventaja de que los cambios requeridos por la actualización afecta a documentos de menor jerarquía, pero nunca deben tener efecto en los de más alto nivel.
En ciertos casos, lo importante no es cómo elaborar el manual de procedimientos, sino primeramente identificar cuántos y cuáles van a ser los procedimientos contenidos en ese manual. Para esto, será importante iniciar por hacer un análisis de los procesos, con base en el cual se puedan crear dos diagramas de bloques, que demuestren la secuencia y continuidad de tales procesos: uno que esquematice el proceso global externo (estudios de mercado, comercialización, proveedores, compras, clientes, ventas, distribución, instalación, servicio,relaciones industriales, etc.) y otro que muestre el proceso interno (diseño, ingeniería, operaciones, producción, reparación, mantenimiento, pruebas, capacitación, etcétera).
